Lean Office

(re)pensar los espacios profesionales de gestión de conocimiento en un entorno VUCA

Una organización es un ser vivo: nace, evoluciona y muere. Sus espacios reproducen estas tres fases. El entorno VUCA ha modificado substancialmente la percepción de los usuarios de los servicios haciendo mutar sus necesidades y expectativas hacia estos.

La gestión del conocimiento en el contexto actual requiere la necesidad de poder cribar de forma rápida y efectiva a que dedicar nuestra energía en nuestro día a día. La digitalización, llegada o por venir, ofrece diversas posibilidades de cómo mejorar el viaje del usuari@ en nuestros espacios de trabajo. Nuestros últimos proyectos en este ámbito nos amplia nuestros aprendizajes los cuales los recogemos en la siguiente relación:

 

–       Perspectiva Lean-startup: construir-medir-aprender

–       Design Thinking: el usuario en el centro de nuestra acción. Contra-argumentando Fuentes.

–       Ganancias marginales: acciones digeribles, en lotes pequeños

–       Métricas: medir-medir-medir

 

El manido “siempre lo hemos hecho así” forma parte del diagnóstico, pero no es una palanca de cambio. Los espacios de gestión del conocimiento actual han de contemplar diversas características para que dispongamos del foco suficiente para que las cosas pasen.Si bien el urbanismo no determina el uso del espacio público, si lo condiciona. Nuestros espacios condicionan nuestro foco, energía, distracciones, efectividad.

Algunas de las herramientas de monitorización que nos pueden ayudar para poder medir en tiempo real es la geolocalización de nuestros movimientos así poder determinar los mapas de calor de nuestros espacios. Éstos determinaran los futuros diagramas de espaguetis de nuestros flujos de trabajo. Actualmente nos encontramos muy cómodos con la tecnología de Situm para poder llevar a cabo la monitorización (ejemplo).

 

El paradigma de lo abstracto coloniza casi todo ante esto cada vez más nuestros proyectos deben “bajar la bola”, es decir, aterrizar las ideas o estrategias en acciones concretas que podamos determinar las métricas de esto. Para ello será clave poder determinar las variables dependientes, aquellas condicionadas por las variables independientes.  En las organizaciones es clave poder determinar las dos tipologías de variables pues sino podemos resolver un problema determinado, pero no habernos arremangado con algún elemento que la condiciona de forma relevante.

En nuestro último proyecto determinamos cinco variables para poder configurar el barómetro HUB de cada departamento y del conjunto de la organización. Estas fueron:

 

Tipología de Servicio: interno o externo

Frecuencia de Servicio: periodicidad

Complejidad del Servicio: analógico o digital

Accesibilidad al usuario: flujo

Duración del Servicio: configuración de colas

 

Estas variables u otras  pueden categorizar todos las unidades de gestión de una organización determinando la posición en el barómetro global de esta.  A continuación, un ejemplo:

 

 

(re)pensar si la configuración de espacios y el funcionamiento de estos es critico para poder ganar en efectividad en nuestros equipos, así como mejorar las experiencias de usuari@. La digitalización comporta impactos analógicos que se han de gestionar. La implantación de metodologías como las 5S o Lean Office acaban poniendo una bonita cereza en espacios mucho más efectivos.

 

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